3 Möglichkeiten, eine E-Mail mit einer Besprechungseinladung zu schreiben

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3 Möglichkeiten, eine E-Mail mit einer Besprechungseinladung zu schreiben
3 Möglichkeiten, eine E-Mail mit einer Besprechungseinladung zu schreiben

Video: 3 Möglichkeiten, eine E-Mail mit einer Besprechungseinladung zu schreiben

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Anonim

Um ein Meeting einzurichten, müssen Sie die Details allen Teilnehmern klar und kurz mitteilen. Sie müssen angeben, wann das Meeting stattfindet, wo es stattfindet und welche Themen behandelt werden. Fügen Sie Notizen hinzu, wenn das Meeting Vorbereitungen oder Materialien erfordert. Verwenden Sie Ihre normale E-Mail- oder Outlook-App, stellen Sie jedoch sicher, dass Sie alle wichtigen Details angeben, damit die Gäste wissen, was sie erwartet.

Schritte

Methode 1 von 3: Ein gutes Thema schreiben

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 1
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 1

Schritt 1. Schreiben Sie ein kurzes und sehr relevantes Thema mit dem Datum und dem Thema, das beim Treffen behandelt werden soll

Wenn Sie diese Details eingeben, wissen die Leute sofort, wann das Meeting stattfindet und was darin behandelt wird, ohne die E-Mail öffnen zu müssen. Schreiben Sie beispielsweise "Meeting 12. August: Neue Richtlinien für die Berichterstattung".

Warnung:

Wenn Sie das Thema der Besprechung nicht angeben, werden die Teilnehmer wahrscheinlich antworten, ob sie an ihre Abteilung weitergeleitet werden oder ob eine Anwesenheit erforderlich ist. Poste lieber das Thema!

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 2
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 2

Schritt 2. Bitten Sie um eine Bestätigung der Anwesenheit im Betreff

Wenn Sie wissen möchten, wer an der Besprechung teilnehmen wird, bitten Sie die Teilnehmer, zu bestätigen, dass sie dem Betreff der E-Mail sofort beitreten. Auf diese Weise wissen sie, dass sie so schnell wie möglich antworten müssen, bevor sie die E-Mail öffnen. Du kannst schreiben „Freitag 06/10 | HR-Meeting - Bitte bestätigen Sie die Teilnahme.“

Oder "Bitte Teilnahme bestätigen: HR-Meeting am 10.06."

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 3
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 3

Schritt 3. Geben Sie in der Betreffzeile der E-Mail an, ob es sich um eine Notfallsitzung handelt

Wenn das zu behandelnde Problem dringend ist oder schnelles Handeln erfordert und das Meeting sofort abgehalten werden muss, schreiben Sie diese Dringlichkeit direkt in die Betreffzeile der E-Mail. Du könntest zum Beispiel etwas schreiben wie „Notfallbesprechung | Montag, 31.03.: Cybersicherheit.“

Es ist wichtig zu erwähnen, dass es sich um einen Notfall handelt und was auf dem Treffen besprochen wird

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 4
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 4

Schritt 4. Geben Sie an, ob eine Anwesenheit erforderlich oder empfohlen wird

Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, werden einige Mitarbeiter möglicherweise nicht zu allen Besprechungen benötigt. Geben Sie an, für welche Abteilung die Besprechung bereits zum Thema relevant ist, oder sagen Sie, ob die Empfänger teilnehmen müssen oder nicht. Sie können beispielsweise "Pflichtbesprechung Abteilung Marketing 6/10" eingeben.

Wenn das Treffen nicht obligatorisch ist, können Sie etwas schreiben wie: „Vorgeschlagenes Treffen findet am 10.06. statt. Das Thema ist Effiziente Forschungstaktiken.“

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 5
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 5

Schritt 5. Schreiben Sie alle Wörter im Betreff, damit niemand verwirrt wird

Die Verwendung von Abkürzungen mag eine gute Idee sein, aber sie sind nicht so spezifisch wie ganze Wörter und können die Leute verwirren. „Att“kann zum Beispiel „aufrichtig“oder „Achtung“sein, je nach Situation.

Es ist in Ordnung, gängige Akronyme wie "RH", "CFO" oder "Wed" zu verwenden. (abgekürzt Mittwoch)

Methode 2 von 3: Den Text der E-Mail skizzieren

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 6
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 6

Schritt 1. Schreiben Sie eine kurze, freundliche Einführung und kurze Anmerkungen

Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten und noch nicht alle kennen, stellen Sie sich vor. Es ist auch wichtig, in dieser kurzen Einführung hinzuzufügen, ob die Teilnehmer Dokumente oder Materialien zum Meeting mitbringen müssen.

Gestalten Sie eine Einführung persönlicher oder relevanter für die Arbeit. Zum Beispiel „Hallo an alle im Team! Ich freue mich auf den Start der neuen Show nächste Woche!“

Spitze:

Posten Sie eine Erinnerung daran, was die Teilnehmer mitbringen müssen oder was sie erledigen müssen, bevor sie zum Meeting gehen. Beispiel: "Erinnerung: Bitte bringen Sie vier gedruckte Kopien Ihrer aktualisierten Lieferantenkontaktliste mit."

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 7
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 7

Schritt 2. Geben Sie Datum und Uhrzeit des Meetings in einer separaten Zeile ein, sodass es markiert ist

Da diese Informationen für die Teilnahme am Meeting unerlässlich sind, ist es am besten, sie klar und losgelöst vom Rest des Textes zu formulieren. Geben Sie oben und unten zwei Zeilen auseinander und machen Sie den Text fett.

  • Beispiel: "6. Oktober, von 10:30 bis 11:45 Uhr."
  • Wenn die Besprechung online ist, informieren Sie die Zeitzone, damit weiter entfernte Personen die Besprechung nicht aufgrund einer Fehlkommunikation verpassen. Setzen Sie "6. Oktober, von 10:30 Uhr bis 11:45 Uhr (Eastern Time)".
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 8
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 8

Schritt 3. Setzen Sie den Standort nach Datum und Uhrzeit

Machen Sie den Ort so prominent wie Datum und Uhrzeit, insbesondere wenn das Meeting an einem neuen, schwer zu findenden Ort stattfindet oder Sie wissen, dass einige der Gäste den Ort nicht gut kennen. Wenn das Meeting virtuell ist (egal ob es sich um ein Live-Forum oder einen Video-Chat handelt), stellen Sie den Forum-Link oder Video-Link für einen einfachen Zugang bereit.

Wenn Sie erklären, wo sich der Ort befindet, stellen Sie sicher, dass alles detailliert ist. Zum Beispiel: „Bitte nehmen Sie an der Besprechung in Raum 592 im Timaren-Gebäude (Av. Faria Lima, 3240) teil. Zimmer 592 befindet sich auf der zweiten Ebene des Gebäudes. Nehmen Sie den Aufzug im Erdgeschoss und fahren Sie in die 12. Etage und dann mit dem Aufzug im Südflügel (zu Ihrer Linken) in die 59. Etage.“

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 9
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 9

Schritt 4. Geben Sie den Zweck des Meetings an

Teilen Sie den Teilnehmern den Zweck des Meetings mit. Ein kurzer Zeitplan hilft den Menschen zu wissen, was sie vor dem Tag tun müssen. Sie können einfach das Thema posten (z. B. „Update zur Cybersicherheit“) oder einen Zeitplan wie den folgenden posten:

  • 10:30-10:45: Teilen von Projekt-Updates.
  • 10:45-11:10: Vergleich und Auswahl tragfähiger Angebote.
  • 11:10-11:30: Brainstorming und Startziele.
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 10
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 10

Schritt 5. Überprüfen Sie die E-Mail, um Grammatikfehler oder falsche Informationen zu korrigieren

Die wichtigsten Dinge sind Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens. Sie müssen sicherstellen, dass diese Informationen korrekt sind! Überprüfen Sie auch die Einführung, den Zeitplan oder andere Abschnitte, um sicherzustellen, dass Sie alles Notwendige geschrieben haben.

Lesen Sie die E-Mail laut vor, um sicherzustellen, dass die Sätze leicht verständlich und kurz sind, bevor Sie sie senden

Methode 3 von 3: Verwenden von Outlook oder einer anderen integrierten Kalenderanwendung

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 11
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 11

Schritt 1. Klicken Sie in Outlook auf der Registerkarte „Startseite“auf „Neues Meeting“

Wenn Ihr Unternehmen eine Kommunikationsdatenbank mit integriertem Kalender wie Outlook verwendet, verwenden Sie dieses Tool, um das Meeting zu planen. Dies ist oft der beste Weg, um mit den Menschen, mit denen Sie arbeiten, in Kontakt zu treten.

Wenn Ihr Unternehmen Outlook oder ähnliches nicht verwendet, verwenden Sie die vom Unternehmen bereitgestellte E-Mail, um die Besprechungseinladung zu senden

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 12
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 12

Schritt 2. Wählen Sie im Fenster „Planungsassistent“Datum und Uhrzeit aus

Nachdem Sie ein neues Meeting erstellt haben, wird das Kalenderfenster auf dem Bildschirm geöffnet. Klicken Sie auf „Planungsassistent“und wählen Sie das verfügbare Datum und die verfügbare Uhrzeit für das Meeting aus.

Prüfen Sie, ob alle Teilnehmer an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit verfügbar sind. Abhängig von der Anwendung, die Ihr Unternehmen verwendet, müssen Sie möglicherweise Ihre Anzeigeeinstellungen anpassen, damit Sie den Zeitplan aller (zusätzlich zu Ihrem eigenen) sehen können

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 13
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 13

Schritt 3. Fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie ihre Namen eingeben oder das Adressbuch verwenden

Klicken Sie auf die Textleiste, um Namen manuell einzugeben, oder scrollen Sie nach unten durch das Adressbuch und wählen Sie dort Namen aus. Nutzen Sie die Funktion „Planungsassistent“, um die Verfügbarkeit anderer Personen zu prüfen.

Wenn Personen nicht verfügbar sind, werden ihre Namen hervorgehoben. Der Assistent zeigt sogar Zeitempfehlungen an, um die Zeitpläne der Teilnehmer besser zu berücksichtigen

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 14
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 14

Schritt 4. Geben Sie die Start- und Endzeiten für das Meeting ein

Stellen Sie sicher, dass das Datum mit dem zuvor ausgewählten Datum übereinstimmt, und klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche, um die erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Verwenden Sie die Abwärtspfeile rechts neben den Zeitoptionen und wählen Sie aus, wann das Meeting beginnen und wann es enden soll.

Die Endzeit ist eine Möglichkeit, die Zeit der Menschen zu respektieren, da sie ihnen hilft zu wissen, was sie erwartet, und ihnen ermöglicht, zu planen, wie sie zum Meeting gehen oder sich in Bezug auf die restlichen Aufgaben, die sie an diesem Tag haben, organisieren

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 15
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 15

Schritt 5. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf der Registerkarte „Meeting“auf „Termine“

Wenn Sie auf klicken, gelangen Sie zurück zum Bildschirm mit allgemeinen Terminen und sehen die gerade gebuchte Besprechung. Fügen Sie hier den Betreff, den Ort und andere Anmerkungen ein.

Wenn Ihr Meeting nicht auf dem Bildschirm angezeigt wird, gehen Sie zurück und wiederholen Sie den Vorgang

Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 16
Schreiben Sie eine E-Mail für eine Besprechungseinladung Schritt 16

Schritt 6. Geben Sie Ihr Thema, Ihren Standort und andere relevante Informationen genau an

Teilen Sie den Teilnehmern kurz mit, worum es bei der Besprechung geht (z. B. „Testen für kommende Produkte“). Erklären Sie gut, wo sich der Ort befindet, und geben Sie Anweisungen, wie Sie dorthin gelangen, wenn es sich nicht um einen gewöhnlichen Ort handelt oder er schwer zu finden ist. Fügen Sie relevante Notizen hinzu (z. B. was die Leute mitbringen müssen).

  • Geben Sie die Standortadresse ein, auch wenn Sie denken, dass die Gäste bereits wissen, wo sie sich befindet.
  • Klicken Sie auf „Senden“, wenn Sie fertig sind.

Spitze:

Vermeiden Sie es, zu vage Themen wie „Brainstorming“zu formulieren, da dies den Leuten nicht klar macht, was der Zweck des Meetings ist. Bevorzugen Sie Dinge wie "Lieferanten-Brainstorming für das neue Produkt"

Tipps

  • Überprüfen Sie die E-Mail oder Einladung und halten Sie sie so kurz und unkompliziert wie möglich.
  • Verwenden Sie eine professionelle und freundliche Sprache.
  • Wenn Sie alles ausgefüllt haben, gehen Sie zurück und überprüfen Sie die Empfängerliste, um sicherzustellen, dass alle Personen, die eingeladen werden müssen, darin enthalten sind.
  • Geben Sie in der Zeile „bcc:“Adressen ein, wenn sie nicht allen Empfängern angezeigt werden sollen.

Hinweise

  • Senden Sie die Einladung oder E-Mail nicht ohne Datum, Uhrzeit und Ort, um die Leute nicht zu frustrieren oder eine Flut von Antworten zu erhalten, die nach diesen Informationen fragen.
  • Schreiben Sie nicht alles in Großbuchstaben, da dies als Schreien gilt und unprofessionell ist.

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